آموزش افزونه WP ERP برای مدیریت ارتباط با مشتری در وردپرس

در این مقاله به آموزش افزونه WP ERP که یک راه حل کامل HRM یا مدیریت منابع انسانی، CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری و حسابداری وردپرس است، می پردازیم.

در دنیای فناوری محور امروز، اگر شرکت خود را با آخرین ترندهای تکنولوژی تنظیم نکنید نمی توانید از سودآوری و پایداری آن مطمئن باشید. ERP با توجه به اتوماسیون و خودکارسازی وظایف دفتری در دنیای امروز یک ضرورت است که باعث افزایش بازدهی، ساده سازی جریان کار در سطح بین المللی، کاهش هزینه های مدیریت و افزایش سودآوری می شود.

ERP مخفف Enterprise Resources Planning به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است. سیستم ERP یک نرم افزار مدیریت کسب و کار است که شرکت های کوچک، متوسط  و بزرگ را قادر می سازد عملیات روزمره کسب و کار خود را انجام داده و مدیریت کنند.

ERP از مجموعه اپلیکیشن هایی تشکیل شده است که از یک سیستم مدیریت پایگاه داده برای جمع آوری، ذخیره سازی، مدیریت و تفسیر داده ها در زمان واقعی استفاده می کنند تا گزارش های دقیقی تهیه کنند. ERP به دلیل اینکه در مدیریت منابع همه کاری انجام می دهد می تواند برای شرکت ها مخصوصاً شرکت های کوچک و متوسط بسیار مناسب باشد.

در مرحله اول ERP مشکلاتی که در رابطه با مدیریت منابع انسانی بوجود می آید را حل می کند. ثانیاً با پردازش خودکار معاملات حسابداری و تولید گزارش های معنی دار بخش حسابداری شما را تقویت می کند و در مرحله سوم رابطه شما با مشتریان را از بسیاری جهات بهبود می بخشد.

از آنجا که وردپرس پرکاربردترین سیستم مدیریت محتوا در سراسر جهان است منطقی است که ERP راه خود را به وردپرس باز کرده است. WP ERP یک راه حل همه کاره ERP برای وردپرس و از بهترین افزونه های CRM وردپرس است. این افزونه یک ماژول مدیریت ارتباط با مشتری، یک ماژول مدیریت منابع انسانی و یک ماژول حسابداری را به صورت رایگان ارائه می دهد.

افزونه WP ERP اولین و منحصر به فردترین نرم افزار منبع باز ERP برای وردپرس است. این افزونه یک نرم افزار سیستم ERP بصری و آسان است که می تواند بلافاصله در وب سایت وردپرسی شما استفاده شود. اگر صاحب یک شرکت کوچک هستید می توانید از هسته افزونه به عنوان راه حل HRM، راه حل CRM و راه حل حسابداری برای تجارت خود استفاده کنید. اما اگر صاحب یک شرکت بزرگ هستید ، می توانید از Add-on هایی که این افزونه ارائه کرده است برای ارتقای عملکرد افزونه و تطبیق آن با نیازهای شرکت بزرگ خود استفاده کنید.

در این آموزش افزونه WP ERP را مورد بررسی قرار داده و نحوه کار با این افزونه را توضیح می دهیم.

آموزش افزونه WP ERP و نحوه برنامه ریزی منابع سازمانی در وردپرس

ابتدا افزونه را از پایین صفحه دریافت نموده و آن را در سایت خود در بخش افزونه ها نصب کنید. اگر منو افزونه را ندیدید یا اطلاعات جزئی تری لازم دارید، به راهنمای گام به گام ما در مورد آموزش نصب افزونه وردپرس مراجعه کنید.

بعد از اینکه افزونه نصب شد آن را فعال کنید. پس از فعال سازی افزونه یک ویزارد راه اندازی مشابه شکل زیر به شما نشان داده خواهد شد. این ویزارد در 6 گام کار راه اندازی و پیکربندی تنظیمات افزونه را انجام داده و آن را ساده تر می کند.

روی دکمه Let’s Go کلیک کنید تا وارد اولین گام راه اندازی افزونه شوید.

گام 1

در این صفحه باید تمام اطلاعات مقدماتی مانند نام شرکت، شروع سال مالی، تاریخ شروع شرکت، پول رایج، فرمت روز، نوع کسب و کار را وارد کنید و برای ادامه کار روی دکمه Continue کلیک نمایید تا وارد مرحله بعد شوید.

گام 2

در این مرحله مطمئن شوید تمام ماژول ها روشن هستند سپس روی دکمه Continue کلیک کنید.

گام 3

در این صفحه باید دپارتمان های مورد نظر خود را ایجاد کنید. با کلیک بر روی دکمه Add New می توانید هر تعداد دپارتمان که مورد نظر شما است، بسازید. بعد از ساخت دپارتمان ها روی دکمه Continue کلیک کنید.

گام 4

در این قسمت می توانید برای کارمندان خود نقش ایجاد کنید. از دکمه Add New برای ایجاد نقش های بیشتر مطابق با نقش کارمندان خود استفاده کنید. سپس روی دکمه Continue کلیک کنید.

گام 5

روزهای کاری که برای شرکت شما مناسب است را تنظیم کنید سپس برای ادامه کار روی دکمه Continue کلیک کنید.

گام 6

در این مرحله یک پیام موفقیت آمیز ظاهر می شود که نشان می دهد سایت شما آماده استفاده است.

در این صفحه می توانید روی دکمه Add your employees کلیک کنید تا از همین قسمت کارمندان را در سایت WP ERP خود اضافه کنید یا با کلیک بر روی دکمه Go to ERP Dashboard به پیشخوان وردپرس بازگردید و در ماژول های مختلف این افزونه باقی تنظیمات را پیکربندی کنید.

اکنون موفق شده اید افزونه WP ERP را روی سایت وردپرسی خود پیاده سازی کنید. در ادامه آموزش به بررسی نحوه پیکربندی تنظیمات ماژول های مختلف افزونه WP ERP می پردازیم. در ابتدا توضیح مختصری راجع به پیشخوان افزونه خواهیم داد.

آموزش پیشخوان افزونه WP ERP

در پیشخوان وردپرس به مسیر WP ERP » Dashboard بروید. در این صفحه می توانید مروری از کل بیزنس و کسب و کار خود را داشته باشید.

صفحه پیشخوان خلاصه شده تمام ماژول های افزونه WP ERP است. در این صفحه 5 قسمت مختلف قابل مشاهده است که عبارتند از:

Latest Announcement: در این بخش می توانید آخرین اعلان های سیستم را مشاهده کنید. اگر روی دکمه View All کلیک کنید می توانید تمام اعلان هایی که در گذشته داشته اید را مشاهده نمایید.

CRM: در این بخش می توانید تعداد تماس ها و شرکت هایی که در سیستم CRM ذخیره شده اند را مشاهده کنید. به علاوه می توانید تماس ها و شرکت ها را براساس چرخه زندگی شان ببینید.

در این قسمت یک دکمه Visit Dashboard وجود دارد که با کلیک کردن بر روی آن وارد پیشخوان CRM می شوید.

HR: در این قسمت می توانید تعداد کارمندان، دپارتمان ها و نقش ها را ببینید. همچنین یک دکمه Visit Dashboard در این بخش وجود دارد که با کلیک کردن بر روی آن وارد پیشخوان HR می شوید.

Accounting: بخش حسابداری به شما این امکان را می دهد تا یک نگاه اجمالی به میزان تعادل حساب هزینه های کوچک و پس انداز خود داشته باشید. همچنین می توانید سود خود را با توجه به میزان درآمد و هزینه های خود برآورد کنید. در این بخش نیز مانند بخش های CRM و HR یک دکمه Visit Dashboard وجود دارد که با کلیک کردن بر روی آن وارد پیشخوان حسابداری افزونه می شوید.

RSS feed: این فید آخرین نوشته های وبلاگ، اخبار، بروزرسانی ها و نکات و ترفندهای WP ERP را نشان می دهد.

Stay up-to-date: در این بخش باید ایمیل خود را وارد کنید تا اطلاعات شما بروزرسانی شده و بتوانید آخرین اخبار ، پیشنهادات تجاری ، قالب ها و توسعه های جدید را به شکل ایمیل دریافت کنید.

در ادامه آموزش به بررسی ماژول HR که مربوط به مدیریت منابع انسانی افزونه WP ERP است، می پردازیم.

آموزش راه اندازی ماژول HR

در ویزارد راه اندازی برخی از تنظیمات اولیه ماژول HR یا مدیریت HR را انجام دادیم. در این قسمت نحوه پیکربندی سایر گزینه های تنظیمات ماژول HR را توضیح می دهیم.

برای دسترسی به ماژول HR در افزونه WP ERP در پیشخوان وردپرس به مسیر WP ERP » HR بروید یا در بخش HR پیشخوان WP ERP روی دکمه Visit Dashboard کلیک کنید. صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده خواهید کرد.

همانطور که در بالای صفحه مشاهده می کنید ماژول HR افزونه WP ERP از تب های مختلفی تشکیل شده است که هریک مربوط به تنظیمات یک قسمت از ماژول است. در ادامه آموزش به بررسی این تب ها می پردازیم.

Employees

در ماژول HR افزونه WP ERP می توانید برای هر یک از کارکنان خود یک پروفایل ایجاد کنید. در تب Employees گزینه هایی برای ساخت پروفایل کارکنان در اختیار شما قرار داده شده است. شما می توانید به صورت دستی یا با آپلود کردن یک فایل CSV که شامل جزئیاتی از اطلاعات کارمندان است اقدام با ساخت پروفایل کارمندان خود کنید.

برای وارد کردن اطلاعات کارکنان به صورت دستی مطابق شکل بالا روی دکمه Add your first employee کلیک کنید. بعد از کلیک کردن روی دکمه صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده خواهید کرد.

اطلاعات خواسته شده را وارد کنید و روی دکمه Create Employee کلیک کنید. حال می توانید اطلاعات کارمند جدید را با جزئیات مشاهده کنید.

در ویزارد راه اندازی 3 دپارتمان راه اندازی کردیم. اما اگر از مرحله ساخت دپارتمان در ویزارد راه اندازی صرف نظر کرده اید یا می خواهید دپارتمان های دیگری را اضافه یا حذف کنید می توانید این کار را در تب Departments ماژول HRM انجام دهید.

Departments

برای حذف یا اضافه کردن دپارتمان ها روی تب Departments در ماژول HRM کلیک کنید. صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده خواهید کرد که در آن می توانید تمام دپارتمان هایی که در ویزارد راه اندازی ساخته اید را ببینید.

از دکمه Add New برای ساخت دپارتمان های بیشتر استفاده کنید. با قرار دادن موس بر روی هریک از دپارتمان ها می توانید دپارتمان مورد نظر خود را ویرایش یا حذف کنید.

Destinations

تب Destinations نیز مانند تب Departments است و در آن می توانید نقش هایی که در ویزارد راه اندازی تعیین کرده اید را ویرایش یا حذف کنید یا نقش های جدیدی به وجود آورید.َ

Announcement

افزونه WP ERP یک سیستم اعلان درون ساخته برای کارکنان شما دارد. شما می توانید اعلان هایی را برای همه کارمندان یا افراد خاصی ایجاد کرده و آنها را به اشتراک بگذارید. برای ایجاد یک اعلان جدید روی دکمه Add Announcement کلیک کنید.

با کلیک بر روی این دکمه صفحه ای مشابه ویرایشگر پیش فرض وردپرس باز می شود.

یک عنوان برای اعلان خود انتخاب کرده و متن آن را وارد کنید. در قسمت Announcement Settings افرادی که می خواهید اعلان را برای آنها ارسال کنید، مشخص نمایید. سپس روی دکمه انتشار کلیک کنید.

Reports

برای مشاهده گزارش کارمندان روی تب Reprots کلیک کنید. صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده می کنید.

در این صفحه می توانید تمام گزارش های کارمندان خود را به صورت بخش بندی شده مشاهده کنید.

Leave Management

درخواست و تأیید مرخصی و ترک کار وظیفه مهم دیگری است که در محل کار انجام می شود و در افزونه WP ERP نیز این کار امکان پذیر است. مدیریت مرخصی ها و ترک کار در افزونه WP ERP در تب Leave Management ماژول HR انجام می شود.

کارکنان می توانند درخواست های مرخصی را با استفاده از تب Leave Management تنظیم کنند. برای این کار کارکنان باید روی دکمه New Request کلیک نمایند سپس فرمی به صورت زیر مشاهده می شود.

تمام کاری که کارکنان باید انجام دهند این است که فرم را پر کرده و آن را برای تأیید ارسال کنند.

یکی دیگر از ماژول های افزونه WP ERP ماژول CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری است. در ادامه آموزش به بررسی ماژول CRM افزونه WP ERP می پردازیم.

آموزش پیکربندی تنظیمات ماژول مدیریت CR

CRM یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری آنلاین است که به شما اجازه می دهد:

• نیازهای مشتریان خود را دریافته و به آنها پاسخ دهید.
• برای تصمیم گیری در مورد فروش و اهداف شرکت خود دید بهتری داشته باشید.
• تمام مشتری ها و نمایندگان آنها را در همه پلتفرم ها (مانند ایمیل و شبکه های اجتماعی) از یک مکان به هم وصل کنید.
• یک مکانیزم ارتباط داخلی ایجاد کنید.
• مسئولیت و درآمد شرکت را افزایش دهید.

WP ERP، سیستم پیشگام ERP در وردپرس، یک ماژول CRM رایگان ارائه می دهد که تمام ویژگی های اساسی مورد نیاز برای مدیریت روابط با مشتریان را دارا می باشد.

برای دسترسی به این ماژول در پیشخوان وردپرس به مسیر WP ERP » CRM بروید. صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده خواهید کرد.

در بالای این صفحه چند تب مختلف مشاهده می کنید که در ادامه آموزش به بررسی این تب ها در ماژول CRM افزونه WP ERP می پردازیم.

Overview

در این صفحه می توانید تمام جزئیات ماژول CRM مانند تعداد مخاطبان و تعداد شرکت ها (شامل مشتری ها، لیدها، فرصت ها و مشترک ها) را مشاهده کنید. در این صورت می توانید به تمام نیازهای CRM شرکت خود پی برده و استراتژی های لازم را اتخاذ کنید.

در این صفحه یک تقویم نیز وجود دارد که تمام زمان بندی ها و فعالیت های شما را نشان می دهد. با کلیک بر روی هر زمان بندی می توانید جزئیات مربوط به آن را مشاهده کنید.

همه ابزارک ها در این صفحه قابل کلیک کردن هستند.

Contacts

در این تب می توانید با همه مخاطبین و مشتری های خود ارتباط داشته باشید و آنها را مدیریت و/یا حذف کنید.

برای ساخت مخاطب جدید روی دکمه Add New Contact کلیک کنید. صفحه ای مشابه شکل زیر مشاهده خواهید کرد.

اطلاعات خواسته شده را وارد کرده و روی دکمه Add New کلیک کنید.

Companies

در این تب نیز مشابه تب قبل می توانید یک شرکت جدید بسازید و از طریق این تب با تمام شرکت ها ارتباط برقرار کرده و آنها را مدیریت یا حذف کنید

Activities

در این تب می توانید یک نگاه اجمالی به فعالیت های ماژول CRM شامل تمام فعالیت ها و رویدادهایی که از طرف تمام مدیران و نمایندگی های CRM انجام گرفته است، داشته باشید.

همچنین با هاور کردن موس بر روی هر فعالیت می توانید زمان آن را مشاهده کنید.

Schedules

وقتی وظایف، تماس ها و ملاقات های خود را زمان بندی می کنید می توانید در این تب همه آنها را مشاهده کنید.

Contact Groups

در این تب می توانید از تمام مخاطبان و شرکت ها به منظور برقراری ارتباطات هدفمند، گروه های سفارشی ایجاد کنید.

Reports

در این تب می توانید گزارش هایی درباره فعالیت ها، مشتری ها و رشد شرکت پیدا کنید.

در ادامه آموزش به بررسی و پیکربندی تنظیمات ماژول Accounting یا حسابداری افزونه WP ERP می پردازیم.

آموزش ماژول Accounting در افزونه WP ERP

ماژول Accounting افزونه WP ERP ساختاری با یک رابط کاربری بصری است که آن را به یک نرم افزار حسابداری کامل برای هرکسی که هرگز کلاس حسابداری نرفته و هیچ تصوری از ترازنامه، سود، زیان، اعتبار، صورت درآمد و…ندارد، تبدیل کرده است.

Dashboard

پیشخوان حسابداری افزونه WP ERP شامل نمایش نقاط کلیدی داده در قالب جداول ، نمودارهای میله ای و نمودارهای پای است که به شما این امکان را می دهد تا سلامت کلی کسب و کار خود را کنترل کنید. پیشخوان به پایگاه داده متصل شده است که کمک می کند داده ها به صورت پویا در زمان واقعی بارگیری و نمایش داده شوند.

Customers

این صفحه به شما امکان می دهد تا پرداختهای مشتریان خود را مدیریت کنید. برای این کار باید با کلیک بر روی دکمه Add New برای مشتریان خود یک صفحه پروفایل بسازید.

Vendors

لیست فروشنده های شما از این تب مدیریت می شود. در این صفحه نیز باید با کلیک بر روی دکمه Add New برای فروشندگان خود یک پروفایل بسازید. همچنین می توانید با انتخاب فروشندهایی که در این صفحه وجود دارند به فروشندگان خود پرداخت کنید و اعتبار آنها را بررسی نمایید.

Sales

این بخش شامل هر گونه درآمد فروش ناشی از یک مشتری خاص است. برای سایر درآمدهای فروش که بدون نام مشتری هستند می توانید از گزینه Journal Entry استفاده کنید.

Expenses

این بخش شامل هزینه هایی است که از یک فروشنده ناشی می شود. برای سایر هزینه های بدون نام فروشنده می توانید از گزینه Journal Entry استفاده کنید.

Chart of accounts

نمودار حساب ها بهترین روش برای مدیریت حساب های دفترکل در بخش های مختلف است. از این صفحه می توانید تمام حساب های موجود در سیستم مالی خود را مشاهده کنید.

Bank accounts

حساب بانکی اساسی ترین ویژگی است که یک سیستم ERP باید آن را داشته باشد. با استفاده از این گزینه می توانید:

• از مشتریان پول دریافت کنید.
• برای فروشندگان پول خرج کنید.
• بین حساب هزینه ها و حساب پس انداز پول انتقال دهید.

Journal Entry

طبق سیستم حسابداری ورودی دوبل (Double Entry) که به صورت گسترده ای شناخته شده است، آنالیز هر معامله و ثبت آن با توجه به نوع آن اولین چیزی است که در چرخه حسابداری مورد نیاز می باشد که به عنوان “ژورنال” شناخته می شود.

به صورت ساده تر، ژورنال آنالیز معاملات بر اساس ویژگی های بدهکار-طلبکار است که تعیین می کند یک رویداد تجاری خاص تأثیر اقتصادی بر دارایی ها ، بدهی ها یا سهام شرکت شما دارد یا خیر.

افزونه WP ERP با داشتن ماژول های HRM ،CRM  و Accounting یک افزونه همه کاره است که بیشتر ویژگی هایی که ممکن است یک کسب و کار به آن نیاز داشته باشد را ارائه می دهد. امکاناتی مانند مدیریت حقوق و دستمزد، خدمات بازپرداخت، مدیریت اسناد، مدیریت دارایی، اتوماسیون منابع انسانی، مدیریت موجودی و موارد دیگر از جمله ویژگی هایی هستند که این افزونه ارائه می دهد. اما ویژگی های مهم دیگری را نیز به صورت پرمیوم عرضه کرده است که با توجه به نیازهای خود می توانید آنها را خریداری کنید.

در ادامه آموزش به برخی از بهترین برنامه های افزودنی افزونه WP ERP اشاره می کنیم:

پشتیبانی از دروازه های پرداخت: این افزونه از همه دروازه های پرداخت محبوب از جمله Stripe و PayPal پشتیبانی می کند. همچنین می توانید پرداخت های خود را از طریق کارتهای اعتباری مشتریان انجام دهید.

اتوماسیون ایمیل: شما می توانید با خودکار کردن ارسال پیام ها هنگامی که یک رویداد اتفاق می افتد کسب و کار خود را اتوماتیک کنید. همچنین می توانید کمپین های ایمیل ایجاد کنید و مطمئن باشید نرم افزار ERP همه چیز را برای شما کنترل می کند.

مدیریت گردش کار: مدیریت خوب گردش کار می تواند زمان زیادی را برای شما صرفه جویی کند. ویژگی گردش کار WP ERP به شما کمک می کند تا به سهولت به این مهم دست یابید. مدیریت گردش کار نقش مهمی در تقویت بهره وری شرکت تجاری شما دارد.

مدیریت حضور و غیاب: نگه داری سوابق حضوری کارمندان به صورت دستی بسیار آزار دهنده است. WP ERP مدیریت حضور و غیاب هر کارمند را همراه با ساعات کاری او ردیابی می کند.

ادغام با WooCommerce: در این صورت سایت ERP شما با افزونه WooCommerce سازگاری عالی خواهد داشت.

امیدواریم این آموزش مورد توجه و استفاده شما قرار گرفته باشد.

دانلود افزونه